活動報名系統｜從手寫對帳到共用流程
把原本分散在表單、轉帳、LINE 與手動名單裡的資訊，整理成一個能被主辦與協辦共同使用的活動報名流程。
挑戰｜資訊分散，最後只剩主辦在撐
- 報名資料、付款狀態、候補名單分散在不同地方
- 活動人一多，就開始每天人工對帳
- 協辦人員各自看不同版本，常常需要來回確認
- 流程不是沒有工具，而是沒有同一個畫面
- 👉 類似的混亂，其實在很多活動中都會發生：看現象
亮點｜不是做一套很炫的系統，而是先止血
重點：三個讓這個案例真的開始變順的地方
- 📌 先把報名、付款、候補拉回同一份表，降低資訊斷裂
- 👥 協辦看同一份資料，不再各自記錄不同版本
- 🧭 保留人工處理空間，但讓流程先回到可控
做法｜從各做各的，變成同一個畫面
1
第一步：先找出真正的問題
不是工具不夠，而是資訊分散。報名、付款、候補在不同地方，最後都落在同一個人身上。
2
第二步：統一資料入口
讓所有報名資料進到同一份試算表，先建立唯一來源。
3
第三步：付款狀態欄位化
把原本靠記憶與訊息確認的付款，變成可以追蹤的欄位。
4
第四步：協辦共用同一份資料
不再各自整理版本，而是直接看同一個畫面。
5
第五步：先追求可控，而不是全自動
這次沒有追求自動化，而是先讓流程不再失控。👉 看背後原因
成果｜不是變輕鬆，而是變得可掌握
- 報名資訊集中，不再四處分散
- 付款狀態有紀錄，不再靠記憶
- 協辦之間不再反覆確認版本
- 流程從混亂，變成可以理解與追蹤
畫面展示
結構重點
EventFlow：這不單單是表單，而是把活動流程拉回可控的入口。
註：僅展示頁面結構與資訊排序，內容已匿名處理。
反思
這個案子讓我更確定：很多主辦不是不夠努力，而是流程本來就設計得很容易把人拖垮。真正有用的系統，未必是最複雜的那一套，而是先讓事情回到同一個畫面，讓人不用再靠記憶和情緒硬撐。