是誰挖的GAP
所以說晚上十一點半，為什麼還在對那筆「陳小姐的後5碼」？
因為報名是一件事，付款是另一件事。
就在我以為可能是因為我爸沒有開通網路銀行造成的個案時
我發現不對為什麼社區的也是這樣一個一個對？
還對到吵起來…
我才知道原來現在常見的活動流程它其實被拆成兩段：
報名在左邊
通常活動報名系統會在：
各種表單系統 / 各大社交平台 / Excel / 紙本
主辦方主要紀錄的會是：
姓名 / 電話 / 組別
除非是現場馬上繳費，不然主辦方也無法確認付款狀態。
付款在右邊
收/付款的紀錄通常在：
銀行帳戶 / 郵局存摺 / 轉帳紀錄。
於是主辦方每天都在做一件事情：校正兩個世界
然後主辦就卡在中間
找不到，就卡住。
找到了，就划掉。
划完了，下一批又來。
美好的流程是這樣：
1️⃣ 報名
你填了表單但是有人傳了 LINE 也有一群人是打了電話，告訴主辦方「我要參加」。
主辦在名單上把你寫下來，心裡記著：「又多了一位。」
2️⃣ 付款
你掛了電話或送出表單後，過了幾天終於記得要去 ATM 或用手機轉帳。
然後回到家睡前再回報主辦方：「我已匯款，後五碼是 XXXX。」
到這裡為止你以為結束了？
對，你的部分結束了；但主辦方的地獄開始了。
這個流程，聽起來很合理吧，分開處理分工明確但這也是問題所在。
對主辦方來說，這兩段資訊是分開進來的，
甚至同一段資訊無論是進來的時間或是管道都還有可能是完全不一樣。
於是真正的流程是這樣：
3️⃣ 開始找後五碼
翻存摺、翻手機APP、翻明細表。
4️⃣ 翻表找名字
回到報名表，找那個應該要對上的人。
5️⃣ 標記已付款
終於找到，用紅筆劃掉，鬆一口氣。
如果有一筆找不到，那就精彩了。
社區那兩位大哥吵架的畫面，就有機會在重演一次了。
正常程序？
就像你去餐廳點餐點了一份牛排，
可是需要你先去櫃檯付錢，再回來對服務生回報「已付清」，才會通知廚房做。
如果你遇到這種餐廳，再回去消費的機會還高嗎？
但為什麼在活動報名上，我們卻默認這是正常的？
註：
我知道有些餐廳是先收款，
但那種是櫃檯點餐結帳、拿號碼牌等叫號，點餐、付款、取餐在同一個地方完成。
而我說的是：有服務生帶位、桌邊點餐，但付款要自己去櫃檯、再回來通知這種半套的設計，才是問題所在。
誰的鍋
這時候只要一筆沒找到或是不小心真的漏掉，就會開始有很多貼心的聲音出現：
是不是主辦方太忙所以看錯了？ / 是不是主辦方聽錯寫錯啦？
好意/貼心的聲音 有時候對主辦方來說都是無形壓力
在我眼裡，我倒覺得問題挺好解決，因為問題在：
報名資料與付款資料從來沒有在同一個世界。因此當資料被拆開，核對就會變成必須。
隱藏的地雷
當我們假設每個人都會清楚回報，也預設主辦方一定能把每筆款項和每個人準確對上。
我們理所當然地把一個系統核對工作移交給容易出錯的人力進行勞動。
當報名人數從 20 人變成 80 人，主辦的工作量並不是增加 4 倍，而是爆炸性成長。
因為主辦方要面對的是 160 條資訊（ 80 個報名 + 80 筆匯款 ），在時間軸上亂序配對。
漏掉一個後五碼，或是一個人填錯號碼整個核對線就跳 alarm 罷工了。
找免費模板
我知道大家要辦活動都會優先找報名表 模板 免費 或 活動報名工具，
希望可以找到免費+好用的小工具。
不過，雖然解決問題重要但發生原因也要先釐清才能永久避開啊！
規則一
報名與付款這兩個動作被分離或許是真的逼不得已，
但問題在於：它們被分開之後，再也沒有被設計回來。
報名在左邊，付款在右邊，而主辦站在中間每天把左邊的人撈到右邊的數字邊。
這種分離創造了一條天然的資訊鴻溝，而主辦方必須徒手搭建橋樑。
如果只有五個人，這叫細心；可是報名人數如果有五十人，這叫消耗。
熱情，就是在反覆來回渡河、核對那些永遠對不齊的數字時，一點一滴流失的。
這，就是免費活動報名裡，主辦方沒被看見的隱藏成本。
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