辦活動最累的，從來不是活動本身
是分工喬不攏、進度追不完、群組訊息永遠在洗版
你是不是也碰過這些事：
- 活動剩一週，還有人在問所以我到底要幹嘛?
- 想找某個廠商的電話，在六個群組裡滑了十分鐘
- 活動當天各組在 LINE 上瘋狂回報，重要訊息全部被洗上去
- 檢討會上大家檢討的不是活動，是彼此的溝通方式
最可怕的是——
下一次辦活動，全部重來一遍。
真正消耗團隊的，不是工作量
是資訊不同步
- 有人覺得自己講過了，有人根本沒收到
- 有人以為別人會處理，有人以為不用處理
- 截止日到了才發現，大家對截止的定義不一樣
或許只是沒有一個地方讓所有人對齊
而這份 活動協作分工表 做的就只有一件事：
讓團隊裡的每一個人，打開檔案就知道自己該做什麼
五個分頁，把混亂變清楚
📌 活動資訊
填寫活動名稱、日期、地點，倒數天數自動計算，其他分頁自動連動——不需要重複填寫
📋 分工任務表
五階段 × 25+ 任務，從籌備到收工全部分好：
- 籌備期
- 衝刺期
- 前一週
- 活動當天
- 活動後
截止日倒數自動變色，整列提醒你：
- 🔴 逾期 → 紅底，不用自己對日期
- 🟡 7 天內 → 紅字，該動了
- 🟠 14 天內 → 黃字，可以準備了
負責人、狀態、備註欄位全部到位，打開就知道誰該動
🔷 RACI 矩陣
17 項任務 × 8 個角色，每個任務都有下拉選單：
- R → 執行：實際動手的人
- A → 批准：最後決定的人
- C → 諮詢：提供意見的人
- S → 支援：協助執行的人
- I → 知會：需要被告知的人
不同角色自動上不同顏色，誰做什麼、誰說了算，一秒看懂
📞 聯絡人總表
- 幹部區：姓名、職位、電話、LINE、備註
- 廠商區：廠商名稱、聯絡人、電話、地址、備註
- 廠商星級評分：下拉選單 ★～★★★★★，合作過一次就知道下次別找誰啦~
用了之後，改變的不是活動
是開會的時間和吵架的次數
當使用了這份檔案後，最明顯的感受不是活動變得多完美，而是：
開會從兩小時變四十分鐘
群組訊息從每天 200 則變 30 則
活動結束後大家感情還在
這份模板不是要你變成嚴格的專案經理
只是讓你知道活動籌備可以不用這麼累這麼麻煩
適合誰?
- 活動總召、社團幹部、活動公司
- 需要跟很多人一起辦活動的人
- 不想再被 LINE 訊息淹沒的人
- 希望分工清楚、不吵架的人
- 每次辦完活動都想下次一定要分工好的人
自己拉一張分工表不難
難的是欄位要想、公式/顏色與格式要設定
更麻煩的是——活動結束之後，檔案亂成一包，下次要複製也不知道從哪下手
這份模板已經幫你把：
- 欄位架構想好
- 公式設定完成
- 自動變色做好
- 五階段任務列好
- 17 項 RACI 矩陣排好
下載後，填入你的活動資訊就能開始用
活動結束後歸檔，下次打開直接複製一份，不用從零開始
分工清楚，活動才能順利
這份把人和事都對齊了